प्रश्न- व्यवसाय में कम्प्यूटर की भूमिका समझाइये।

अथवा
व्यवसाय में कम्प्यूटर के उपयोगों का वर्णन कीजिए।

उत्तर -

व्यवसाय में कम्प्यूटर की भूमिका
(Role of Computer in Business)
अथवा (or)
व्यवसाय में कम्प्यूटर के उपयोग
(Uses of Computer in Business)

कम्प्यूटर ने जीवन के लगभग सभी पहलुओं पर प्रभाव डाला है। एअरलाइन एवं रेलवे आरक्षण, टेलीफोन व विद्युत बिलों का भुगतान, बैंकिंग, चिकित्सा क्षेत्र, मौसम पूर्वानुमान आदि सभी क्षेत्रों में कम्प्यूटर का उपयोग होता है।

कम्प्यूटर के उपयोग से मनुष्य का जीवन ज्यादा आसान हो गया है। इससे एअर ट्रिकट को अति शीघ्र प्राप्त किया जा सकता है तथा क्रेडिट कार्ड को तुरन्त स्वीकार किया जा सकता है।

लगभग प्रत्येक व्यावसायिक संस्था अपने कार्यों को पूर्ण करने के लिए कम्प्यूटर का उपयोग करती है। कम्प्यूटर ग्राहकों से सम्पर्क करने से लेकर रिपोर्टों हेतु डाटा इनपुट किये जाने तक व्यवसायों को अपने कार्यकलापों को ज्यादा प्रभावी तरीके से प्रबन्धित करने की इजाजत देते हैं। व्यावसायिक संगठनों द्वारा विभिन्न प्रकार के कम्प्यूटर जैसे डेस्कटॉप, लैपटॉप, सर्वर, स्मार्टफोन व टेबलेट का उपयोग अपनी जरूरतों के अनुसार किया जाता है। कम्प्यूटर से कर्मचारीगण किसी भी समय व किसी भी स्थान पर कार्य करने में सक्षम होते हैं। कम्प्यूटर से व्यवसायों को विभिन्न तरह से सहायता मिलती है। व्यावसायिक संस्थाओं द्वारा विभिन्न प्रकार के सॉफ्टवेयर के एप्लीकेशन का उपयोग अपनी आवश्यकताओं हेतु किया जा सकता है। इससे व्यवसायों को अपनी फाइलें, प्रपत्र, अनुसूचियों तथा सभी विभागों के समग्र कार्य प्रवाह में मदद मिलती है।

कम्प्यूटर व्यवसायों की अत्यन्त आसान तरीके से सूचनाएँ संगठित करने में भी सहायता करते हैं। विशिष्ट व्यवसाय सामान्यतया बड़ी मात्रा में डाटा में व्यवहार करते हैं।

किसी व्यावसायिक संस्था में कम्प्यूटर के उपयोग या अनुप्रयोग को निम्नलिखित विवरण से समझाया जा सकता है -

1. व्यावसायिक संचार में उपयोग (Use in Business Communication) - संचार को नये ग्राहक प्राप्त करने, विद्यमान ग्राहकों को बनाए रखने तथा अन्य महत्वपूर्ण सम्बन्धों की कुँजी माना जाता है। कम्प्यूटर से व्यवसायों को ई-मेल, इन्टरनेट मैसेजिंग एवं ग्राहक सम्पर्क प्रणालियों तक पहुँच की सुविधा प्राप्त होती है।

कम्प्यूटरीकृत फोन प्रणालियाँ अवकाश के समय में स्वचलित मदद देती रहती हैं। कम्प्यूटर से ई- मेल, चैटिंग, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग आदि होने से संचार में शीघ्रता होती है। इस प्रकार कम्प्यूटर से संचार करना अत्यन्त सरल व तीव्र हो गया है।

2. स्वनिर्भरता (Self Sufficiency) - कम्प्यूटर के उपयोग से व्यावसायिक संस्थाओं ने स्टाफ एवं कम्पनियों को अधिक आत्मनिर्भर बना दिया है। ऐसा इसलिए हुआ है, क्योंकि कम्प्यूटर उन्हें उन कार्यों को करने की इजाजत देता है, जिन्हें पहले बाहर से कराना होता था।

3. मितव्ययी (Cost Effective) - उद्भवशील प्रौद्योगिकी नये उपकरण एवं सेवाएँ उपलब्ध कराती है। सेवाएँ किफायती हो जाने से व्यावसायिक संस्थाएँ अपने स्टाफ पेरोल एवं कार्यालयी उपकरणों पर होने वाले व्ययों में बचत करती है। कम्प्यूटर से लोग ज्यादा तेज एवं अधिक कुशलता से कार्य कर सकते हैं। कम्पनियाँ कम स्टाफ लगाकर अपने व्ययों में बचत करती हैं।

उल्लेखनीय है कि नेटवर्कयुक्त एवं सापेक्षिक रूप से मितव्ययी कम्प्यूटरों का उपयोग करके कम्पनियों द्वारा डाटा को ज्यादा आसानी से स्टोर किया जा सकता है, इससे संस्था से बाहर फाइल स्टोरेज पर व्यय करने की आवश्यकता नहीं होती। कम्पनियाँ कई कापियर, फैक्स मशीनें टंकण यन्त्र एवं अन्य ऐसी मदों को क्रय करने से बच सकती हैं जिन्हें कम्प्यूटरों का उपयोग न किए जाने से पूर्व उपयोग किया जाता था। इसके परिणामस्वरूप, सम्भावित लाभ वाले व्यवसायों को कम व्यय करके आरम्भ किया जा सकता है। ई-मेल से डाक व्ययों में बचत होती है; सॉफ्टवेयर एप्लीकेशन से बड़े लेखांकन विभागों की आवश्यकता घटती है। कम्प्यूटर प्रभावी वीडियो कॉन्फ्रेन्सिंग की इजाजत देते हैं। विभिन्न बचतों का लाभ उपभोक्ताओं को भी मिलता है, क्योंकि ग्राहकों को कम कीमत पर वस्तुएँ उपलब्ध होती हैं।

4. गति (Speed) - कम्प्यूटर का महत्व ही इसलिये है कि उससे इतनी तेजी से गणनायें कीं जा सकती हैं ताकि प्राप्त परिणामों के आधार पर हम तुरन्त तैयारी करके भविष्य में आने वाली परिस्थितियों का उचित रूप से सामना कर सकें। कम्प्यूटर व्यावसायिक कार्यों को तीव्रता से करता है। उपभोक्ता प्रतिपुष्टि पाने, कच्चे माल के आदेशन तथा उत्पादों के निरीक्षण का कार्य तीव्र गति से किया जा सकता है।

कम्प्यूटर के उपयोग से कार्यों में ज्यादा तीव्रता आने से कम्पनियाँ अधिक तेजी से कार्य कर सकती हैं तथा बेहतर

5. कम व्यय पर शोध एवं विकास (Cheaper Research of Development) - कम्प्यूटर की मदद से व्यावसायिक क्षेत्र में शोध एवं विकास के व्यय बहुत कम हो जाते हैं। शोधकर्ताओं द्वारा इन्टरनेट का उपयोग करके शोध कार्य किया जा सकता है। कम्प्यूटर सॉफ्टवेयर एप्लीकेशन शोधकर्ताओं की नये उत्पाद एवं सेवाएँ विकसित एवं उत्पादित करने में सहायता करते हैं। इसके अलावा वस्तुओं के नये मॉडलों का विनिर्माण आभासी चित्र एवं ड्राइंग देखकर किया जा सकता है।

6. विपणन एवं बिक्री (Marketing and Sales) - कम्प्यूटर वेबसाइट का उपयोग करके ज्यादा बिक्री एवं लाभ में सहायता करते हैं। अब बहुत से व्यवसाय ऑनलाइन मीडिया का उपयोग करते हैं तथा चौबीसों घण्टे संचालित होते हैं। इससे ग्राहकों को भी विश्व में कहीं से भी वस्तुएँ खरीदने का अवसर मिलता है। कम्प्यूटर व्यवसायों को वेबसाइट बनाने, विज्ञापन करने तथा विपणन अभियान पूर्ण करने की इजाजत देता है। विपणन सम्बन्धी वीडियो का सम्पादन किया जा सकता है। विपणन एवं बिक्री प्रबन्धक किसी उत्पाद की बिक्री बढ़ाने या व्यवसाय सम्वर्द्धन के लिए कम्प्यूटर का उपयोग करते हैं। विपणन सम्बन्धी नियोजन करने, प्रबन्ध करने एवं निगरानी करने के लिए कम्प्यूटर का उपयोग किया जाता है। विपणन शोध में भी कम्प्यूटर की महत्वपूर्ण भूमिका रहती है। कम्प्यूटरों के उपयोग से लघु आकार वाला व्यावसायिक संस्थान भी अपनी वस्तुओं का विपणन कम व्यय पर कर सकता है।

7. लेखांकन में उपयोग (Use in Accounting) - अब लगभग सभी व्यावसायिक संस्थानों में लेखांकन कार्य हेतु कम्प्यूटर का उपयोग किया जाता है। इससे लेखांकन में शुद्धता रहती है। लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करके व्यावसायिक संस्थान अपने वित्तीय डाटा को आसानी से कम्प्यूटर में इनपुट कर सकते हैं तथा शीघ्र ही अपने लाभ एवं हानियों की जानकारी कर सकते हैं।

8. बड़ी संख्या में फाइलों का स्टोरेज (Storage of Millions of Files) - व्यावसायिक संस्थाएँ कम्प्यूटरों का उपयोग करके बड़ी मात्रा में फाइलों को स्टोर कर सकती हैं। डाटा को कई कम्प्यूटरों से एक जगह स्टोर किया जा सकता है, ताकि उन्हें आसानी से खोला जा सके। कम्प्यूटरीकृत स्टोरेज स्थान की बचत करता है तथा ज्यादा प्रभावी संगठन रणनीति में मदद करता है। एन्क्रिप्शन, पासवर्ड एवं रीप्लेस कीज से डाटा सुरक्षित बना रहता है।

9. प्रपत्र एवं रिपोर्टें बनाना (Preparation of Documents and Reports) - वर्ड प्रोसेसर एवं स्प्रेडशीट प्रोग्राम व्यवसायों की रिपोर्टें मेमो तथा रंगीन विज्ञापन बनाने की इजाजत देते हैं। स्प्रेडशीड एप्लीकेशन व्यवसायों को न्यूमेरिक एवं अल्फाबेटिक डाटा को संगठित, प्रबन्धित एवं गणना करने का अवसर देते हैं। चार्टों एवं ग्राफों से रिपोर्ट प्रस्तुत करना आसान हो जाता है।

10. शिक्षा एवं प्रशिक्षण (Education and Training) - कम्प्यूटरों का उपयोग कर्मचारियों को उनके स्थान पर ही शिक्षा एवं प्रशिक्षण देने में किया जा सकता है। ऑनलाइन बेबीनार के माध्यम से सजीव प्रश्न एवं उत्तर कर्मचारियों के शिक्षण एवं प्रशिक्षण में मददगार होते हैं।

कम्प्यूटर ने व्यावसायिक क्षेत्र के तौर-तरीकों में क्रान्तिकारी परिवर्तन किए हैं। तकनीक इतनी ज्यादा उच्च हो चुकी है कि व्यवसाय में कम्प्यूटर का उपयोग न करने वाले संस्थान पिछड़ रहे हैं। कम्प्यूटर का उपयोग न करने वाले व्यवसायों को अपनी प्रतियोगी फर्मों का सामना करने में कठिनाई होती है।

उल्लेखनीय है कि कम्प्यूटर से व्यवसाय का सम्पूर्ण कार्यप्रवाह तीव्र होता है तथा व्यवसाय के प्रत्येक चरण पर लागतों में कमी आती है। अब कम्प्यूटर के बिना कोई भी व्यवसाय तेजी से आगे नहीं बढ़ सकता है।

रेस्तरौं, बैंक, कृषि क्षेत्र, वकील, कर सलाहकार आदि सभी के लिये कम्प्यूटर उपयोगी है।

एक छोटे व्यवसाय से लेकर बड़े उपक्रम तक सभी में कम्प्यूटर के कुछ प्रचलित उपयोग निम्नलिखित हैं-

(i) लेखांकन ( बिल बनाना, बीजक तैयार करना, वेतन विवरण बनाना, आय-व्यय की गणना करना),
(ii) दस्तावेज तैयार करना,
(iii) प्रत्येक सम्भावित प्रारूप में डाटा स्टोरेज,
(iv) अनुसूचीयन, बुकिंग एवं टिकट प्रोसेसिंग,
(v) शिक्षा एवं कौशल विकास,
(vi) शोध एवं विपणन (डिजिटल)
(vii) डिजाइनिंग एवं प्रोटोटाइपिंग,
(viii) प्रस्ताव सृजन, वर्कफ्लो वितरण, व्यावसायिक योजना निर्माण,
(ix) संचार, सहयोग एवं ग्राहक सेवा।

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